(1)　文書　町職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一切の情報媒体等であって、町の職員が組織的に用いるものとして、町が保有管理しているものをいう。

(2)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

(3)　総合行政ネットワーク文書　文書のうち総合行政ネットワーク電子文書交換システム(当町と国、県又は他の地方公共団体(以下「国等」という。)との間の文書の交換の用に供するため、当町の使用に係る電子計算機と国等の使用に係る電子計算機とを専用の電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を使用することにより当町と国等との間で交換される文書(以下「LGWAN文書」という。)

(1)　法規文書

(2)　令達文書

(3)　公示文書　告示、公表等一般に公示を要するもの

(4)　電磁的記録　電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録のもので、町が保有管理しているもの

(5)　一般文書　前各号に掲げる文書以外のもの

(1)　町長、副町長又は町宛ての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は、この限りでない。

(2)　封筒に受付印を押すこと。

(3)　受領した文書を原則として、当日中に主務課長等に配布すること。

(1)　収発年月日

(2)　記号及び番号

(3)　件名

(4)　発信者

(5)　あて先

(6)　部署名

(7)　処理経過

(1)　町長又は副町長宛ての親展(秘)文書

(2)　書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(3)　訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の特喪に関わると認められる文書

(1)　各部署内における文書管理の指導

(2)　文書管理に関する総務課との連絡調整等

(3)　文書分類基準(タイトル)の検討

(4)　文書目録等の管理

(1)　受信したLGWAN文書に電子署名が行われている場合には、当該電子署名を検証すること。

(2)　受信したLGWAN文書の内容を確認し、当該文書の送信者に対して、当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を、当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知をそれぞれ送信すること。

(3)　前号の規定により受領した旨の通知を行った場合には、速やかに当該文書を紙面に出力し、前条の例により処理するものとする。なお、当分の間当該紙面を原本とみなす。

(1)　簿冊目録、表紙・背表紙等各種様式、文書分類表及び簿冊廃棄指示書の配布

(2)　文書置換えの日程及び文書廃棄の日程

(3)　文書管理のルールの変更

(4)　その他

(1)　各部署の文書取扱主任は、文書管理のルール変更の必要性が発生した場合、必要に応じて随時総務課へ申し出る。

(2)　総務課は、全部署の文書取扱主任を招集し、合議により決定を行う。

(3)　総務課は、各部署に文書管理マニュアルの修正指示を通知するとともに、関係する規定を改訂する。

(1)　法規文書、令達文書及び公示文書

(2)　議会に提案する文書

(3)　法令の解釈及び運用に関するもの

(4)　不服の申立て及び訴訟に関するもの

(5)　重要な要綱、要領及び契約に関するもの

(6)　その他重要又は異例に属するもの

(1)　庁内文書

(2)　文書の性質及び内容により軽易と判断されるもの

(3)　一度に大量の文書に対して公印を押印する必要があるもの(公印規程(昭和56年川崎町規程第4号)第4条及び第5条を除く。)

(4)　特に押印を必要としないと町長が認めるもの

(1)　小規模な変更の場合は、総務課と文書取扱責任者の意見を調整した上で、文書分類表の変更を行う。

(2)　大規模な変更の場合は、総務課が機構改革に基づいて文書分類の変更を行う。

(3)　大、中及び小分類項目を削除する場合は、該当する分類番号を欠番とし、大、中及び小分類項目を追加する場合は、区分の最後に付け足す。

(4)　総務課は、文書分類表の変更が確定した後、速やかに変更点を反映させた文書分類表を作成し、各部署に配布するとともに、変更前の文書分類表を保管する。

(1)　条例、規則及び訓令の原本その他町例規類の原義

(2)　事業計画及びその実施に関する重要書類

(3)　町史その他重要な資料となる書類

(4)　町議会の議事録、議決書等の会議に関する書類

(5)　官公庁の令達、指令その他官公庁との往復文書で重要なもの

(6)　訴訟及び審査請求に関する書類

(7)　統計書並びに重要な調査及び統計関係書類

(8)　重要な契約書類

(9)　職員の履歴書及び任免に関する書類

(10)　褒章及び表彰に関する書類

(11)　財産、公の施設及び町債に関する書類

(12)　税務及び会計に関する重要書類

(13)　戸籍、衛生、保健、民生及び社会事業に関する重要書類

(14)　土木、建築及び都市計画に関する重要書類

(15)　農林、商工、観光及び公共事業に関する重要書類

(16)　事務引継に関する書類

(17)　歳入・歳出及び決算書

(18)　その他永年保存の必要があると認められる書類

(1)　法規により施行し、又は処分したもので重要な書類

(2)　租税その他各種公課に関する書類のうち特に必要と認められるもの

(3)　決算を終わった会計簿及び証拠書類

(4)　争訟に関する書類(永年保存のものを除く。)

(5)　永年保存に関する書類の重要附属書類

(6)　その他5年を超えて保存の必要があると認められる書類

(1)　調査及び統計に関する計算書その他資料

(2)　租税その他各種公課に関する書類

(3)　文書の収受及び発送に関する諸帳簿

(4)　永年保存及び10年保存に関する書類の附属書類

(5)　報告、届出等で重要な書類

(6)　その他3年を超えて保存の必要があると認められる書類

(1)　町の通知その他の往復文書(1年保存のものを除く。)

(2)　報告、届出等で比較的重要な書類

(3)　出勤簿、時間外勤務命令簿及び出張命令簿

(4)　その他1年を超えて保存の必要があると認められる書類

(1)　町の軽易な通知その他の往復文書

(2)　報告、届出等で軽易な書類

(3)　各部署相互間の軽易な往復文書

(4)　職員の申請・願い届及び届書類

(5)　当直日誌類、執務日誌その他これらに類する書類

(6)　その他1年を超えて保存の必要を認めない書類

(1)　作成年度

(2)　文書分類番号

(3)　保存年限

(1)　永年保存　赤色

(2)　10年保存　青色

(3)　5年保存　黄色

(4)　3年保存　緑色

(5)　1年保存　白色

(1)　各職員は、文書分類・保存年限表の変更の必要に応じて、文書分類・保存年限表に必要項目を記入する。

(2)　文書分類・保存年限表の変更を行った場合、年度末に文書取扱主任は総務課に対して、変更のあった文書分類・保存年限表を提出する。

(3)　提出を受けた総務課は、変更を反映させた新しい文書分類・保存年限表を作成し、提出のあった部署に配布するとともに、変更前と変更後の2つの文書分類・保存年限表を保管する。

(1)　各担当者は、年度末までに翌年度保管することとなった全ての簿冊(用文書を綴った簿冊を含む。)について、「保管簿冊通知書」に必要事項を記載し、文書取扱主任に提出する。

(2)　文書取扱主任は、「保管簿冊通知書」と簿冊を対照・確認した上で、「保管簿冊通知書」を総務課に提出する。

(3)　総務課は、各部署から提出された「保管簿冊通知書」に受領印を押印し、原本を「保管簿冊目録」として管理し、写しを各部署の文書取扱主任に交付する。

(1)　未完結文書は、保管期間が経過しても部署内において保管を継続する。完結した場合は常用以外の文書と同様の扱いを行うこととし、この時点で簿冊の背表紙に完結年度及び設定されている保存年限に基づく廃棄年度を記載する。

(2)　日常業務において使用頻度が高い台帳・名簿等については、継続的に部署内で保存する。使用が終了した場合は、前号同様、常用以外の文書と同様の扱いを行うこととする。

(1)　総務課は、置換えの必要のある簿冊について「簿冊保存指示書」を作成し、各部署へ交付する。

(2)　文書取扱主任は、「簿冊保存指示書」をもとに指定簿冊を総務課指定の日時・場所に収納し、「簿冊保存指示書」に必要事項を記入し、総務課に提出する。

(3)　総務課は、「簿冊保存指示書」をもとに置き換えされた簿冊を確認し「保存目録」として管理し、写しを各部署に交付する。

(1)　保存年限色表示

(2)　作成年度

(3)　完結年度

(4)　分類番号

(5)　簿冊名

(6)　保存年限

(7)　廃棄年度

(8)　部署名

(1)　重複管理されている文書

(2)　必要と思い保管したが、1年以上活用されていない文書や資料

(3)　浄書済みの原稿

(4)　参考程度の報告書、カタログ、パンフレット等

(5)　改訂等により使用されなくなった帳票等

(6)　不要になった雑誌、図書、年鑑等

(7)　古い電話帳、時刻表、手帳、名刺、新聞、カレンダー等

(8)　余分な印刷物

(9)　一時限りの記録(メモ)、部署内等の回覧文書、報告等

(1)　総務課は、廃棄の対象となる簿冊を示した「簿冊廃棄指示書」を作成し、各部署に交付する。

(2)　各部署は、総務課が指定した日時に指定された場所へ廃棄対象簿冊を搬入するとともに「簿冊廃棄指示書」に必要事項を記入し、総務課に提出する。

(3)　総務課は、廃棄対象簿冊を確認し、廃棄する。また「簿冊廃棄指示書」を「廃棄簿冊目録」として管理する。

(4)　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生すると認められるものは、裁断、溶解、消去その他の適切な方法により廃棄するものとする。

(1)　総務課は、「簿冊廃棄指示書」を各部署へ交付する前に、教育委員会(文化財担当)へ送付する。

(2)　教育委員会(文化財担当)は、「簿冊廃棄指示書」を確認し、保存を必要とする簿冊がある場合には、当該簿冊を教育委員会(文化財担当)へ移管及び保存期間延長の処理を行う。

(1)　各課において文書の保存のために書庫を必要とする場合の書庫の割り振りに関すること。

(2)　保存書庫の保守、点検、鍵の管理に関すること。

(1)　利用者は、「保存簿冊目録」をもとに利用したい文書を絞り込む。

(2)　総務課に常備している「保存書庫利用簿」に必要事項を記入する。

(3)　保存書庫内で保存簿冊の利用を行う。

(4)　利用が終わったら元の場所へ必ず返却し、書庫の鍵を総務課に返すとともに「保存書庫利用簿」に必要事項を記入する。